Huishoudelijk reglement voor de organisatoren 2024
Info
De organisatie voorziet tijdig de juiste info voor de V.C.F. zodanig dat deze het op de website kan zetten en ook kan gebruiken voor de uitnodigingsbrief.
Inschrijvingen
Aan de inschrijvingstafel zijn min 3 personen aanwezig die gebriefd worden door een medewerker van de V.C.F. de dag van de wedstrijd. De inschrijvingen gaan van start vanaf 9u30 en eindigen om 11u30
Dierenarts
De organisatie voorziet een dierenarts van 9u30 t.e.m. 11u30 voor de controle van de honden voor de wedstrijd. Ook deze wordt gebriefd door een medewerker van de V.C.F.
Nadien kan de dierenarts ofwel ter plaatse blijven tijdens de wedstrijd ofwel is deze oproepbaar en kan deze binnen max. 20 min ter plaatse zijn.
Parcours
De aard van het parcours mag max 20% verharde baan bevatten. Het parcours wordt duidelijk afgezet en bewegwijzerd. Er worden op de nodige plaatsen medewerkers op het parcours gezet. Metalen paaltjes worden veilig afgedekt.
Watervoorziening
Er moet min 1 water bevoorrading voor de honden op het parcours gezet ( afhankelijk van de aard van het parcours en het weer de dag van de wedstrijd) worden. Bij warm weer worden vb. zwembadjes voor de honden voorzien. En dit zowel op het parcours als aan de aankomst. Aan de aankomst moet er water voor zowel de honden als de lopers voorzien zijn.
Medewerkers start/aankomst en op het parcours
Aan de start moet er min 1 medewerker zijn, aan de aankomst moeten er min 2 medewerkers zijn en dit afhankelijk van de opkomst. Er worden op de nodige plaatsen ( vb. kruispunt, gevaarlijke afdaling, … ) medewerkers op het parcours voorzien. De medewerkers van de start/aankomst en het parcours worden om 1 u voor de start van de wedstrijd door een medewerker van de V.C.F. gebriefd.
Een fietser start na iedere laatste deelnemer van elke categorie en blijft achter alle deelnemers die zich nog op het parcours bevinden.
EHBO
Er moet tijdens de loopwedstrijd een EHBO post zijn ( rode kruis/Vlaamse kruis/ … )
Medailles
Er worden medailles ( of bekers ) voorzien voor alle lopers die op het podium staan en voor alle kinderen wordt ook een medaille of gelijke voorzien. Op de cross en run zijn er in totaal 14 eerste, 14 tweede en 14 derde plaatsen. Indien er bike-joring is zijn er 4 eerste, 4 tweede en 4 derde plaatsen die erbij komen..
Prijzen
Er mag onder geen enkele voorwaarde andere hondenvoeding dan Hobby First Canex uitgedeeld of verkocht worden op de wedstrijd.
Extra prijzen zijn niet verplicht, maar worden aanbevolen.
Materiaal en overdracht
Het materiaal van de V.C.F. wordt opgehaald op de voorgaande wedstrijd. Bij de overdracht wordt de map gebruikt en door de 2 partijen getekend. De eerste organisatie van het jaar spreekt af met het bestuur wanneer deze het komen halen. De laatste wedstrijd geeft het materiaal terug aan het bestuur van de V.C.F.
Aanhangwagen
Er is een aanhangwagen waarmee al het materiaal van de V.C.F. vervoerd wordt. De organisatie voorziet de juiste nummerplaat. Te allen tijde wordt de aanhangwagen reglementair geparkeerd en “vast gezet”. De organisatie zorgt gelijk een goede huisvader voor de aanhangwagen en zijn volledige inhoud. Indien er toch iets zou gebeuren licht de organisatie het V.C.F. bestuur zo snel mogelijk in zodanig dat de nodige herstellingen kunnen gebeuren.
Sponsors
De vlaggen/ banners en ander promotie materiaal van de sponsors van de VCF worden op duidelijk en zichtbare plaatsen gehangen of gelegd.
Affiches/flyers
De organisatie mag affiches en flyers maken. Indien ze dat willen doen nemen zij contact op met het bestuur van de V.C.F. om er de juiste gegevens op te zetten van o.a. de sponsors van de VCF
Picknick
De organisatie voorziet een picknick voor alle medewerkers van de V.C.F. en voor zijn eigen medewerkers.
Criterium
Medewerkers die ingeschreven zijn voor het criterium kunnen voor maximum 1 wedstrijd, waarin zij helpen bij de organisatie, een vrijstelling krijgen voor hun deelname. Zij krijgen dan op het eind van het seizoen punten die berekend zijn op het gemiddelde van hun andere punten. Deze personen dienen de voorzitter van de V.C.F. ten laatste 1 week voor de wedstrijd, die zij laten vallen, via mail te verwittigen